احد نماذج تحليل الأداء المهني لعمل ما يتم داخل المؤسسة ويتضمن 4 محاور اثنين داخليا واثنين خارجيا ويشمل تفسير نقاط القوة الداخلية والضعف في العمل المستهدف. كذلك الاستفادة من الفرص الخارجية ومواجهة التهديدات الخارجية وهى اليه تطبق على كافة الامور للوقوف على افضل أداء للتطوير والتحسين، وتعتبر من الطرق العامة التي تصلح مع المؤسسات بشكل عام وذلك لسهولتها وبساطه التطبيق من جميع الموظفين.
1) القوة (S): - نقاط القوة في مؤسستك والتي تميزها عن المنافسين
2) الضَعف (W): - الأشياء التي تفتقدها في مؤسستك
3) الفرص (O): - احتياجات وطموحات لم يتم تلبيتها بعد وهناك فرص لتحقيقها .
4) التهديدات (T): - أمور خارجه عن سلطة المؤسسة
المحاور الداخلية: وهى التي تنبع من العمل داخل المؤسسة
نقاط القوة (S: Strength) (الإيجابيات)
تصف نقاط القوة وافضل الممارسات الموجودة في بيئة العمل، والعوامل الاستراتيجية التي قد تجعل العمل او المهمة أكثر نجاح وتساعد على تحقيق الأهداف والمجالات التي قد يكون فيها العمل او المهمة مميزًا مقارنة بالأعمال المشابهة الأخرى، وكل ما تتفوق عليه المنظمة وتفصلها عن المنافسة. أشياء مثل:
السمعة والعلامة التجارية. موظفين خبراء. توافر الموارد (المالية والمادية والبشرية). تحول رقمي، وما إلى ذلك..
الصلاحيات/ فريق العمل/ الامكانيات / توافر الموارد / حجم العينة / ......
وعادة يمكن تحليل نقاط القوة داخل المؤسسة التعليمية عن طريق السعي للإجابة عن التساؤلات التالية:
ما هي مزايا المؤسسة التعليمية محل الدراسة؟
ما أهم الموارد التي يمكن أن تتحقق للمؤسسة التعليمية وتميزها عن غيرها؟
ما مدى رضا الجميع (الموظفين / الطلاب / أولياء الأمور / الجهات الخارجية والاعتماد) على المؤسسة التعليمية؟
المؤسسات التي تدرك نقاط قوتها هي أفضل قدرة على تحسينها واستغلالها لصالحها.
نقاط الضعف (W: Weakness) (السلبيات)
هي عناصر داخلية التي يمكن أن تجعل العمل أقل احتمالا للنجاح و تعيق تحقيق الأهداف والتي تفتقر إليها المؤسسة وتمنعها من الأداء عند المستوى الأمثل، وهي ما تحتاج المؤسسة إلى تحسينها لتبقى قادرة على القيام بالعمل بشكل افضل.
على سبيل المثال
ضعف الإدارة العليا – خلل في النظام الادارى واللوائح – مشاكل في الاتصال والتواصل وحماية البيانات
غياب الصلاحية
ضعف فريق العمل / غياب التدريب / سوء اختيار الموظفين
(نقص في تدريب الكوادر التعليمية والطلاب على التعامل مع حالات الطوارئ مثل الحرائق أو الإخلاء.)
نقص الدافعية - السلوك –غياب التقدير والتحفيز
مثال على السلوك السلبى السائد ) البعض عند التعرض للظلم او الاضطهاد او خساره التوقعات ينعكس ذلك على الاداء من خلال بعض التصرفات الغير مهنيه مثل رفض العمل والتصرف بسلبيه على الرغم من وجود إمكانيات لديه او حسن اخلاق، ولكن يظهر عكس ذلك .
نحن هنا نطرح الفكرة او المشكلة دون التغلغل وتحليل الأسباب واستعراض النتائج المترتبة على ذلك انما مجرد عنوان للظاهرة فقط لضيق الوقت واشياء أخرى لكن التأكيد ان هناك حلول بسيطة يمكن ان تتم في بيئة العمل لتعديل ذلك وتنجح غالبا .
** طبعا الإشارة الى ضرورة رصد المخالفات السلوكية العنيفة المرتبطة بالسلامة مثل الحوادث والشرطة ...**
غياب التوصيات ... عدم صدور توصيات او نصائح او توعيه من أصحاب العلاقة
الموارد:
غياب او ضعف في الموارد شراء او صيانه او تجهيزات
ضعف الصيانة الدورية: إهمال الصيانة يؤدي إلى تدهور المعدات والبنية التحتية، مما يزيد من خطر الحوادث.
الميزانيات المحدودة: تخصيص ميزانيات محدودة لبعض المدارس يعوق القدرة على تحسين البنية التحتية أو شراء المعدات اللازمة.
البنية التحتية القديمة: العديد من المدارس تعاني من نقص في التجهيزات اللازمة لتطبيق معايير السلامة مثل مخارج الطوارئ وأنظمة الإنذار.
الموارد البشرية ( نقص في الكادر - سوء اختيار الموظفين – ضعف تدريب - غياب التحفيز والعقاب )
حجم العينة مما يساهم في انخفاض المشاركة والوعى
- الصيانة / العمالة / النظافة / المقاولين / الشركات
ضعف المستوى المهني والاحترافية والاتقان للعمالة يثر بشكل سلبى على جوده الأداء ويعرض المؤسسة للخطر
غياب تصاريح العمل
الطلاب: بلاش احسن
التكدس الطلابي: الزيادة الكبيرة في أعداد الطلاب تفوق القدرة الاستيعابية لبعض المدارس، مما يزيد من صعوبة الإخلاء السريع ويعقّد تطبيق معايير السلامة.
- ضعف مشاركة أولياء الأمور بشكل عام (فاعليات – مسابقات – توجيه )
عدم التعرف على الطلاب اثناء وقوع المخالفات
المقصف: لاحقا
الامن:
تغير الموظفين دون دورة محدده او ضرورة
تغير الموظف مكانه نفسه دون وجود تعليمات
لغة الموظفين
العيادة
غياب تداول المعلومات والتاريخ المرضى
عدم تفعيل سجل الحوادث في بيئة العمل
ضعف المعلومات والشفافية:
غياب الاحصائيات عدد المخالفات السلوكية المرتبطة بالسلامة (كسر الأدوات وتعريض الافراد للخطر – ضرب جرس الإنذار – مخالفات دخول أماكن والتواجد في أماكن محظورة – حمل واحضر أسلحة او مواد خطره وكل مايتعلق ويعرض الاخرين للخطر بنعمل مقارنه بكده الاستفاده تعرف ايه اللى بيحصل وتقارن مع التقدم او التطور اللى بيحصل
أما تحليل نقاط الضعف فإنه يمكن أن يتحقق من خلال الإجابة عن التساؤلات التالية:
ما هي جوانب المؤسسة التي يجب تحسين أدائها؟
ما هي المشاكل التي على المؤسسة أن تتجنبها؟
ما هي العوامل التي تؤدي إلى انخفاض سمعة المؤسسة التعليمية؟
ماهي التحديات التي تؤثر على القرار وتطور العمل؟
بمجرد تحديد نقاط الضعف، تتخذ الشركة خطوات لتقليل التأثير أو تحويلها إلى نقاط قوة.
المحاور الخارجية: ليس للمؤسسة يد فيها بشكل مباشر
الفرص (O: Opportunity)
تشير الفرص إلى العوامل الخارجية المواتية التي يمكن أن تستخدمها الشركة لمنحها ميزة تنافسية وهي تلك العناصر التي تمنح الشركة فرصة لزيادة الأرباح والإنتاجية أو الاستفادة من الأعمال التجارية بطريقة أخرى، وتشمل الفرص أيضا عوامل خارجية أخرى مواتية مثل التغييرات في اللوائح الحكومية التي تُسهّل على الشركات تحقيق الربح، على سبيل المثال قد تكون الشركة قادرة على تصدير منتجاتها لأسواق جديدة مما قد يزيد من مبيعاتها وحصتها في السوق العالمي إذا تم تخفيض الرسوم الجمركية في بلد ما بشكل كبير.
الأمور التي تقع خارج نطاق المؤسسة ويمكن الاستفادة منها لتحقيق منافع للمؤسسة وللمجتمع
ظروف خارجية يمكن استفادة منها لتحقيق اهداف تخدم المؤسسة
التعاون مع مؤسسات الدولة - المشاركة في معارض مؤتمرات
استخدام التكنولجيا – تطوير التدريب – الحصول على الحوافز والمساعدات
التهديدات ( Threat T:)
وتشير إلى العوامل التي لديها القدرة على إلحاق الضرر بالشركة، ولا تستطيع المؤسسة منع ذلك التأثير بشكل تام .
على سبيل المثال:
• المبنى – الصيانة المركزية
• نقص الموارد
• زيادة اعداد الطلاب
• العنصرية والتمييز
• اختلاف الثقافات
• ظروف المناخ
• ضعف القوانين والانظمة
كيف تقوم بتنفيذ تحليل سوات الرباعي SWOT
سوات يجب ان يتم بعد دورة عمل كامله مثل العام الدراسي لتحديد النقاط الإيجابية والسلبية بشكل عام ومن ثم تصنيفها على حسب الارتباط الداخلي والخارجي وبالمؤسسة بعد ذلك عليك تصنيف كل محور على حسب الأولوية المتفق عليها مع الإدارة فمثلا اذا كان الحديث عن نقاط القوة والفرص فيتم اختيار العنوان الذى يبرز إنجازات المؤسسة وطموحها واذا كان الحديث عن السلبيات والتهديدات يجب اختيار نقاط قابله للتطوير والحل وتخفيف شدتها قدر الإمكان.
استعن بالتفريغ اليدوي كل فتره عمل مع التدعيم بالأدلة وذلك يعتمد على خبره القائم على التحليل وبناءه بشكل مسبق.
من خلال الاستعانة باستراتيجية لأصابع المساندة السابق ذكرها.
كيفية الاستفادة تحليل سوات الرباعي SWOT:
كمراجع للتحليل سواء كنت جهة رقابية من داخل المؤسسة او خارجها يراعى الإشادة والتحفيز بالنقاط الإيجابية وطلب الاستمرار وتطويرها، ولكن من الجانب الاخر رصد السلبيات المنحصرة في بند نقاط الضعف والتهديدات ووضع خطة تدريجية للتغلب على نقاط الضعف وتقليل الفجوة مع التهديدات الخارجية والتعامل معها وعدم ادراجها في أدوات العمل لعدم وقوع تحديات ومشاكل. من خلال الخطط المستقبلية المتاحة.
كمدير للمؤسسة بالتعاون مع الإدارة الرشيدة و مسئول السلامة سيكون حسن اتخاذ القرار بناء على المعطيات امر طبيعي وسهل وكذلك تجنب الأمور التي قد تتسبب في حدوث تحديات ومشاكل مستقبلاَ.. رحم الله امرا عرف قدر نفسه.
مكتوب ان عندي ضعف في الموارد البشرية اروح انظم حدث فيه مئات الحضور بدون توفير دعم او تجهيزات!
مكتوب ان فيه ضعف في الموارد المالية لذلك لا يوجد تدريب خارجي فلازم يكون عندي كوادر تدريب داخلي!
إن تحليل SWOT يساعد على اكتشاف الفرص التي قد لا تكون ظاهرة إلا بشيء من التفكير، كما يساعد على استغلالها بشكل جيد ويمكن المساعدة في فهم نقاط الضعف في أي عمل أو أي مؤسسة تعليمية، كما أنه يساعد في القضاء على التهديدات التي من شأنها أن تحد من قدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها. وبالتالي يمكن بعد الانتهاء من تحليل SWOT البدء في صياغة استراتيجية تساعد على تحقيق التميز للمؤسسة التعليمية كما تساعد على تحقيق النجاح لها. ويمكن الإشارة إلى أن نقاط القوة والضعف في كثير من الأحيان تكون داخل المؤسسة التعليمية في حين ترتبط الفرص والتهديدات بالعوامل الخارجية.
أما تحليل الفرص فإنه قد يكون مفيدًا من خلال دراسة التغيرات التي تحدث في السوق والتكنولوجيا الحديثة واختيار المناسب منها للمؤسسة، ويساعد في تحقيق المزيد من النجاحات. كما أن دراسة التغيرات التي تحدث في سياسة الحكومة في هذا المجال يمكن الاستفادة منها داخل المؤسسة التعليمية، ودراسة التغيرات في الأنماط الاجتماعية وملامح السكان والتغيرات في الحياة الاقتصادية ونمط الحياة والأحداث المحمية وغير ذلك وتوقع أشكال الاستفادة من كل هذه العناصر.
وفي النهاية فإن دراسة التهديدات تساعد في التعرف على العقبات التي تواجه المؤسسة والتعرف على المنافسين وقدراتهم وأنماط التكنولوجيا المهددة للعمل بالمؤسسة وأهم عناصر الجودة المطبقة على مستوى العالم.
تحليل الوضع الراهن بكفاءة وقيامنا بالتحليل البيئي السليم للمؤسسة التعليمية يدل على أننا قد حصلنا على إجابة التساؤلات التالية:
أين نحن الآن؟ وكلمة نحن تعبر عن كل ما ينتمي للمؤسسة التعليمية محل التحليل.
ما هي احتياجات أصحاب المصالح؟ وأصحاب المصالح هم أولياء الأمور والطلاب والمعلمون والمديرون والمجتمع المدني والمجتمع المحيط والموردون والحكومة في الوقت الحاضر والمستقبل القريب والبعيد؟
ما هي المؤشرات التي تعبر عنها التحليلات السابقة وما الذي تتميز به المؤسسة؟
ما الذي نجيده ونحسن عمله بمؤسستنا التعليمية؟ أي ما هي نقاط قوتنا؟
ما هي المشاكل الداخلية التي تواجهنا وما هي نقاط ضعفنا؟
ما الذي نستطيع تطويره في مؤسستنا التعليمية؟
ما الذي يحدث في البيئة الخارجية؟
ما هي الفرص أو المخاطر الخارجية التي تواجه مؤسستنا التعليمية؟
ما هي الاتجاهات العالمية التي تؤثر على مؤسستنا التعليمية؟
وبقدر دقة الحصول على إجابات التساؤلات السابقة نكون قد حددنا بدقة الموقف الراهن للبيئة الداخلية والخارجية للمؤسسة التعليمية.
