عند وقوع حادث او حالة طوارئ يتطلب معها تنفيذ خطة الاخلاء و البحث والانقاذ عن الموظفين والطلاب والمراجعين للمبنى فى المؤسسة وقد يتعذر الحصول على البيانات بسبب تلف او غياب البيانات لاسباب متعدده ولذلك كانت فكرة "حقيبة الاخلاء " ضرورة فى مثل هذه الحالات.
ماهي الحقيبة
هي مجموعة من البيانات الخاصة بالموظفين والطلاب في المدرسة تشمل البيانات الأساسية لهم مثل الاسم بالكامل والمكان بالمؤسسة من خلال الصف او التخصص للموظف ورقم تواصل وكذلك الرقم الشخصي لسرعه التعامل ,وهى تعتبر نسخة طبق الأصل من البيانات المتوافرة في صندوق الاخلاء عند نقاط التجمع وتلك البيانات يمكن ان تكون مصدر للمعلومات للجهات المختصة في وقت الحاجة.أهمية الحقيبة
في وقت الازمات والطوارئ لا نعلم ماذا قد يحدث ولكن هناك احتمال ان يتم فقد البيانات في المدرسة سواء من خلال حالة الفزع والهروب او بسبب حريق او عطل في الكهرباء واصابة الموظفين المسئولين عن ذلك وغيرها من هذه الأسباب وبالتالي يتعذر معرفه بيانات المتواجدين بالمبنى لذلك نلجأ الى اقرب مكان به نسخه احتياطيه للمعلومات عن المراجعين للمبنى سواء طلاب او موظفين للتأكد من حالتهم والاطمئنان عليهم وهذه الحلول تدريجية بداية من داخل المدرسة عن طريق الموظفين المسئولين وفى حالة تعذر ذلك ننتقل للحلول الأخرى الاليكترونية او حقيبة الاخلاء في المدرسة المجاورة وهكذا .
ما هو شكل الحقيبة
1- استمارة تحتوي على بيانات الطلاب الأساسية الاسم والصف ورقم تواصل ولى الامر والرقم الشخصي لا يفضل وضع بيانات أكثر دون ضمان حماية البيانات من سوء الاستخدام مثل البيانات الصحية وغيرها
2- استمارة تحتوي على بيانات الموظفين الأساسية الاسم والتخصص ورقم تواصل ولى الامر والرقم الشخصي لا يفضل وضع بيانات أكثر دون ضمان حماية البيانات من سوء الاستخدام. مثل البيانات الصحية وغيرها
3- تعليمات حفظ الحقيبة ماهي الحقيبة واهميتها وكيفية الحفاظ على البيانات التي بداخلها.
تعليمات حفظ الحقيبة
1- يجب ان يكون تاريخ اعداد الحقيبة مدون عليها في أكثر من مكان على الغلاف والأوراق بالداخل مع عنوان واضح عليها.
2- جميع البيانات تعتبر سرية ولا يجب عرضها لغير المختصين او عند الطلب (بند رقم 5)
3- حفظ الحقيبة في مكان أمن بعيد عن خطر التلف / الحرارة / الاتربة / الماء
4- سهولة الوصول للحقيبة عند الطلب مثل أكثر من شخص بالمؤسسة يعلم مكانها.
5- يجب تسليم الحقيبة عند الطلب الى الشخص المخول له ذلك او عند طلب الجهات الرسمية للدولة