اذا كنت منسق اللجنة أول سؤال يصل لتفكيره بعد تشكيل اللجنة واعداد الخطة بشكل مبدئى ماذا سأفعل في الاجتماعات الشهرية؟ وماذا سأقول فى اول اجتماع وما هي الطريقة الأفضل للقيام بالمهام والمسؤوليات ....شاهد الفيديو 15 دقيقه اضغط هنا بالاسفل ولذلك أفضل الحلول هو ان تشارك اعضاء اللجنة في تنفيذ مخطط اللجنة وتوزيع المهام ان تكون مطلع على الاجتماعات في مؤسستك او مدرستك للاقتباس منها وتنميه مهاراتك ان تبحث في الانترنت على الجديد والمتنوع لتغذية افكارك ان تراجع موقعنا " السلامة المدرسية " لتجد الافكار الملهمه دائماً .
ولكن كل مره قبل الدخول للاجتماع عليك ان تكون جاهز لإدارة الاجتماع ولا تترك الامور للظروف وكذلك عليك تحديد موعد محدد ومكان محدد للاجتماع واعلام الفريق بالموعد بالطرق المتعارف عليها (واتس اب المجموعة او المدرسة) وأيضا الطرق الكلاسيكية الرسمية بكتاب رسمي بتوقيع بالعلم من الموظف مع مرعاة الاتى :
الحضور والغياب:
اجعل من ذلك أداه تقييم وتحفيز لأعضاء اللجنة لذلك احرص على القيام به بشكل فعال ومرن مع التماس العذر لمره او مرتين على الاكثر بشرط ان يكون الموعد مناسب ولايتعارض مع مهام اخرى للزملاء وفى مكان مناسب مع وجود بعض التحفيز.محاور الاجتماع:
تختلف محاور الاجتماع من شهر الى أخر وغالبا ما تكون انواع الاجتماعات بناء على الخطة مع مستجدات العمل والمواقف العاجلة ولامانع من ترك المجال للزملاء لاقتراح محاور للمناقشة كما اتفقنا في البداية ولكن احرص على ان لا يزيد عدد نقاط الاجتماع عن 3 وان كان هناك امور اخرى تجدول للشهور القادمة حسب الأولوية وذلك حتى يتنسى اصدار توصيات واضحه ومختصر تستطيع الإدارة تنفيذها ولكن اذا كان هناك طلبات كثيرة صادرة من الاجتماع واللجنة لن تستطيع تنفيذها وستحصل على اقل القليل منها.
كذلك احرص على الاستفادة القصوى من أعضاء اللجنة فى الاستشارات والاتصالات والتفعيل عن طريق تخصيص فرد يكون مسئول عن التواصل مع الجهات خارج المدرسة ان امكن واخر يكون مسئول الانشطه او المساعد لك و ابحث عن اهل الخبرة للتشاور معهم فى امور خاصه بعمل اللجنة وعندما تكلف كل فرد بعمل واجعله يشعر انه شخص مهم بالنسبة لك و للجنه سوف تجد في النهاية فريق عمل متكامل.
توصيات اللجنة:
بعد الانتهاء من الاجتماع يفضل قراءاه ملخص الاجتماع والتوصيات بشكل واضح للجميع لأنك سوف تقوم بأعاده صياغتها بشكل مناسب ورفعها على هيئه توصيات منفصله للإدارة وقد تحتوى على امور يتهرب منها البعض بعد ذلك. وكذلك اتمام نموذج الاجتماع الشهري او مايعرف محضر الاجتماع ويقوم جميع الفريق بالتوقيع عليه .
- سوف تجد البعض يعجل من وتيرة الاجتماع او غير مهتم او غير ذلك لذلك احرص على ان تدخل الاجتماع بأجندة واضحة لا تخرج دون تنفيذها ... ابحث دائما عن ما هو أفضل من نماذج واقتراحات لعملك
قريبا سوف نقدم اجندة شهرية لمقترحات محاور الاجتماعات الشهرية كذلك محضر الاجتماع
شاهد المحاضرة فيديو قصير من هنا ولاتنسى الاشتراك على القناة
تذكر :
يمكنك تسريع الفيديو حتى يتكلم المحاضر بسرعه اكبر من خلال اسفل الفيديو يمين 1X.2x... كذلك يمكنك تقليل جوده الفيديو حتى يعمل بدون توقف اذا كانت سرعة الانترنت لديك ضعيفه او شغل الفيديو و اعمل ايقاف واتركه فتره حتى يكون تم تحميل الفيديو مره واحده دون توقف